İş hayatında performansı değerlendirmek ve hedefleri belirlemek amacıyla sıklıkla kullanılan KPI nedir konusunu ele aldığımız KPI Nedir? Nasıl Hesaplanır? Belirleyici Metrikler Nelerdir? Başlıklı yazımıza hoş geldiniz. Temel terimleri ve genel özellikleriyle birlikte inceleyeceğimiz konuya dair merak ettiklerinizin yanıtlarını yazımızın içeriğinde kolaylıkla bulabilirsiniz. Hem kişisel hem kurumsal hedefleri belirlemek amacıyla uygulanan KPI göstergeleri, iş dünyasının beklentileriyle şekillenirken aynı zamanda performansı yükselten bir sonuç sağlıyor. Peki bunu nasıl yapıyor ve KPI raporlarında belirleyici faktörler, takip için kullanılabilecek araçlar ve sistemi oluşturan metrikler nelerdir gelin hep birlikte bakalım.
KPI Nedir?
KPI nedir sorusuna yanıt aradığımız bu başlığımızda öncelikle KPI teriminin İngilizce açılımını yapmak istiyoruz. Key Performance Indicator yani Anahtar Performans Göstergesi diye Türkçeye çevirebileceğimiz ve kısaca KPI olarak adlandırılan terim en genel anlamıyla ortaya konmuş olan temel hedeflerin ölçülebildiği bir sistemi ifade etmektedir. Hedefi işaret eden anahtarların hangi performans ile sonuçlandığını takip etmek için tanımlanan terim hem kısa hem de uzun vadeli süreçler için uygulanmaktadır.
Temel Performans Göstergeleri yani KPI’ler bir diğer deyişle de amaçlanan bir sonuca doğru gidebilmek için belirlenmiş kritik yani anahtar göstergeleridir. Amaç ilerlemek olsa da başarılı KPI’lar stratejik ve eylemsel bir iyileştirme sonucu yaratmak üzere odaklanmayı destekler. Karar vermek adına analitik bir veri ortaya koyarken aynı zamanda da ölçülebilir bir durum sunar. Hedef kelimesi iş gücünden ve operasyondan beklenen performans düzeyini ifade ederken KPI’lar bunun ölçülmesine hizmet eder. Ayrıca belirlenen hedefe ulaşmak için yapılan çalışmaların hangi noktasında etkin sonuçlar elde edildiğini de raporlanmasını sağlar. Bu sayede işletmeler mevcut veriler ile sonuçları kıyaslarken aynı şekilde gelecek beklentilerini de belirleyebilir.
KPI Belirleyici Faktörleri Nelerdir?
Çalışanları zaman zaman tedirgin ettiğini gördüğümüz KPI’lar aslında sanıldığı kadar ürkütücü bir amaca hizmet etmiyorlar. Doğru ve analitik bir şekilde belirlenmiş hedeflerin, çalışanları sonuca daha kolay ulaştıracak bir motivasyon yarattığı da çok net bir gerçek. Üstelik hedefler sayesinde ilerleyip gelişmeyi ilke edinen çok sayıda çalışan kısa süre içinde belirlenmiş hedeflerine ulaşıp işini daha kolay yönetebilir yetkinliğe sahip oluyor. Dolayısıyla baskı yaratıyor olsa bile bunu pozitif bir duruma çevirmek tamamen KPI’lara bakış açısına bağlı diyebiliriz.
Bir KPI başarıyla sonuç vermesi için belirleyici faktörlerine büyük görev düşer. Zira performans yönetiminin en çok dikkat edilen unsurlarından biri olan KPI doğru belirlenmediği sürece kesinlikle yanıltıcı olacaktır. Hem çalışanın performansına hem de işletme ile çalışanın ilişkisine olumsuz şekilde yansıyacağını da söyleyebiliriz. Bu nedenle KPI belirlenirken önemli bazı faktörler göz önünde bulundurulmalı ve bunların gerçekliğinden taviz verilmemelidir. Bir KPI’ın başarılı olması için mutlaka ölçülebilir olması, belirli bir zaman için hedeflenmiş olması ve realist verilere odaklı olması gerekmektedir.
Ölçülebilirlik: Ölçülebilirlik KPI için en önemli kriterlerden biridir. Hedefi net bir şekilde ölçülebilir şekilde belirlemeden KPI’dan bahsetmek mümkün değildir. Zira sayısal veya spesifik bir sonuç ortaya konmadığı sürece hedefin ne kadarının gerçekleştiği de muğlak olacaktır. Ölçülebilir hedefler sayesinde KPI sonucu da hesaplanabilir ve gerçekleşen performansı net şekilde ölçmek mümkün olur. Aksi halde raporu değerlendiren kişinin yorumuna bırakılmasına neden olur ve bu da KPI’ın mantığından dışarı çıkmasını sağlayacaktır.
Zamanlama: Bir iş için belirlenen son tarih KPI için de önemli bir parametre sayılır. Çünkü hedeflenen sonuca hangi zaman aralığında ulaşılacağı belirlenmeden verilen hedefin bir geçerliliği yok sayılır. Bu nedenle en başından bir tarih belirlenmeli ve süreç içinde gerekiyorsa güncellenmelidir.
Realite: Çalışanınıza vereceğiniz hedefin ulaşılabilir olması önemlidir. Hayal ettiğiniz sonucu değil verilerin ortaya koyduğu sonucu hedef olarak belirlemek her zaman en doğrusudur. Ulaşılabilir hedefler çalışanın motivasyonunu arttırırken kendisini gereksiz bir baskı altında hissetmesine de engel olacaktır.
KPI Takibi Neden Önemlidir?
Bir KPI’ın sonuç vermesi için kesinlikle izlenmesi ve takip ediliyor olması gerekir. Aksi taktirde gereksiz bir eylem için fazladan iş gücü harcamış olursunuz. KPI başlangıcında her biri için mutlaka bir takipçi ve izleme sıklığı tanımlayarak bu konuyu netleştirmeyi unutmayın. Bu sayede birinin verileri kontrol etmesini ve süreç devam ederken gerekiyorsa güncellemeler yapabilmesini sağlamış olursunuz. Genel olarak aylık takip edilmesi önerildiğini de hatırlattıktan sonra sıradaki başlığımıza geçebiliriz.
KPI Takibi ve Raporu için Kullanabileceğiniz Araçlar
Kpi nedir nasıl hesaplanır ve neden takip edilmeli konularına değindikten sonra kpi raporları nedir ve performans göstergesi nedir gibi soruları yanıtlayabiliriz. Performans göstergeleri bir operasyonun gerçekleşmesinde sağlanan başarının derecesi hakkında veri elde etmenizi sağlar. Kpi raporları ise kurumların belirlediği hedeflere ulaşmak adına ne noktada olduğunu ortaya koyan raporlardır. Kişisel veya departman bazında ele alınabildiği gibi kurumsal olarak da çalışılabileceğini söylemek mümkündür. Bu raporlar alınmış kararları ve onların yarattığı sonuçları analiz etmek için düzenlemiş sorulardan oluşur. Bu sayede işletmeler ilerleyen dönem için stratejilerini belirleyebilir ve gerekli aksiyonları alabilirler.
Soruların cevaplanmasının ardından oluşan raporlar kişisel veya kurumsal değerleri analiz ederek ortaya koyar. Bu raporlamalar için kullanabileceğiniz araçlar ise genel olarak pek çok veriyi bir araya getirerek size belirlediğiniz parametrelere uygun raporları sunmak konusunda yardımcı olur. Data Studio, Analytics, Klipfolio bunlardan öne çıkan bir kaçıdır.
Data Studio
Google tarafından hazırlanmış olan Data Studio dinamik raporlar için kullanabileceğiniz başarılı bir araçtır. Hem hızla hem de etkin bir performans sunan Data Studio aynı zamanda Google Analytic verilerinizi de okuyarak pek çok dashboard oluşturmanıza yardımcı olur.
Analytics
Google Analytics, özellikle internet sitesi ve e-ticaret platformlarının verilerini izleme koduyla analiz edip çok sayıda veriyi ölçen ücretsiz bir araçtır. Google destekli bu araç sayesinde siteye gelen trafiği kolaylıkla analiz etmek mümkün hale gelir.
Klipfolio
Klipfolio, genel olarak Kurumsal Gösterge Paneli Yazılımı şeklinde yorumlanmakta olan ve bulut üzerinde hizmet veren bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. Anlamlı tablolar ve doğru okunabilen raporlarıyla ilgi gören bu bulut uygulaması size hem gerçek zamanlı hem de kişiselleştirilebilen dashboardlar hazırlamak konusunda da destek verebilir.
KPI Metriklerinden Bazıları
En çok tercih edilen KPI metriklerinden pek çok işletmenin aksiyon hızını arttıran ve bu açıdan da öne çıkan metrikleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- CPA (Cost Per Action): Genellikle pazarlama metriklerinden sayılan CPA yani İşlem Başına Maliyet metriği sayesinde dönüşümleri artırmak için harcanan para miktarını ölçebilirsiniz.
- CPL (Cost Per Lead): Müşteri veya kampanya başına maliyet metriği olarak tarif edilen CPL sayesinde müşteri başına maliyet miktarını ölçebilirsiniz.
- ROI (Return of İnvestment): ROI, belirli bir yatırımın finansal olarak ne kadar başarılı olduğunu basitçe ölçerek, getiriyi giderle karşılaştırır. ROI, bir projenin toplam kârının, o projeye yapılan yatırıma bölünmesiyle hesaplanır.
- CR (Conversion Rate): CR yani dönüşüm oranı, bir dönüşümü tamamlayan web sitesi ziyaretçilerinin yüzdesini ifade eder. Kısaca dönüşüm sayısını ziyaretçi sayısına bölerek dönüşüm oranını hesaplarsınız. CR ile kampanyalarınızın ve açılış sayfalarınızın performansını ölçer ayrıca bir alan veya seçilen sayfalar için dönüşüm oranını hesaplayabilirsiniz. Daha ayrıntılı bilgiler için belirli kanallar veya kampanyalar için dönüşüm oranlarını da hızla analiz edebilirsiniz.
Bir ajansta Dijital Pazarlama Yöneticisi olan Haldun Gazitepe, Marmara Üniversitesi İşletme Fakültesi mezunudur. Kariyerine pazarlama uzmanı olarak olarak başlamıştır. Çalışma hayatına devam ederken dijital pazarlamaya ilgi duymuş ve kendini bu alanda geliştirmiştir. Üç yıllık geleneksel pazarlama serüveninin ardından 6 yıldır dijital pazarlama sektöründe kariyerine devam etmektedir. En büyük tutkusu yelkenli olan Haldun Gazitepe, köpeği Şanslı ile her gün yürüyüşe çıkar.